2011 m. gruodžio mėn. 15 d. UAB „Ekonominės konsultacijos ir tyrimai“ Utenos rajono savivaldybės administracijoje pradėjo Planavimo, personalo ir veiklos valdymo sistemos optimizavimo Utenos rajono savivaldybėje projektą (VP1-4.2-VRM-03-V-01-071). Bendrasis projekto tikslas – prisidėti prie viešojo administravimo subjektų vidaus administravimo ir veiklos bei finansų apskaitos valdymo tobulinimo. Norint pasiekti pagrindinį projekto tikslą, Utenos rajono savivaldybėje buvo sukurtos ir įdiegtos Planavimo ir veiklos, Finansų apskaitos ir Personalo valdymo sistemos.

Projekto Vykdytojas UAB „Ekonominės konsultacijos ir tyrimai“ (EKT) kartu su Projekto partneriais UAB „Alna Business Solutions“ ir UAB „Baltic Orbis“ sukūrė bendrą sistemą apjungiančią 3 naujai sukurtas ir pagal Savivaldybės poreikį ir galimybes pritaikytas sistemas – strateginio planavimo, personalo valdymo ir finansų apskaitos.

Viešojo administravimo plėtros iki 2010 metų strategija (toliau – Strategija), kurią LR Vyriausybė patvirtino 2004 m. balandžio mėnesį, sudaro 4 prioriteto „Administracinių gebėjimų stiprinimas ir viešojo administravimo efektyvumo didinimas“ pagrindą. Šioje strategijoje numatyta viešojo administravimo vizija: „teikianti geresnes viešąsias paslaugas ir atsižvelgianti į asmeninius poreikius viešojo administravimo sistema, perimanti ES institucinę, administravimo ir politinio patirtį“. Įgyvendinant šią Strategiją siekiama:

• įtvirtinti perėmimu ir tęstinumu grindžiamą šalies socialinės ir ekonominės raidos politiką
• modernizuoti ir racionalizuoti valstybės ir savivaldybių institucijų bei įstaigų struktūrą, planavimo, organizavimo ir koordinavimo ryšius
• įtvirtinti patikimą veiklos kontrolės ir vidaus audito sistemą
• užtikrinti optimalų įgaliojimų, kompetencijos ir atsakomybės paskirstymą centriniu, teritoriniu ir vietos savivaldos lygiais
• tobulinti viešojo administravimo sprendimų dėl asmenų, kurie kreipiasi į valstybės ir savivaldybių institucijas bei įstaigas, priėmimo procedūras
• paprasčiau teisiškai reglamentuoti verslą
• sukurti profesionalią, stabilią valstybės tarnybą, gebančią tinkamai atlikti savo funkcijas, užtikrinti gerą viešųjų paslaugų kokybę
• sparčios informacinės visuomenės plėtros dėka suteikti galimybes modernizuoti valstybės ir savivaldybių institucijų bei įstaigų darbą, patį viešojo administravimo procesą, kad jis veiktų efektyviai, būtų atviras asmenims, kad būtų operatyviai reaguojama į sparčiai kintančias aplinkybes

Šios strategijos įgyvendinimui sudarytas ir LR vyriausybės patvirtintas Viešojo administravimo plėtros iki 2010 metų strategijos įgyvendinimo priemonių planas.

Veiklos planavimo ir valdymo sistemų diegimas yra neatsiejamas nuo strateginio planavimo vietos savivaldos institucijose. Lietuvoje pradėjus praktikoje taikyti daugiapakopio strateginio planavimo sistemą, socialinė ir ekonominė regionų plėtra dabar didžiąja dalimi priklauso nuo pačių savivaldybių iniciatyvos ir sugebėjimo savarankiškai numatyti rajono ar miesto plėtros prioritetus, planuoti savo veiklą, užtikrinti efektyvų parengtų strateginių veiklos planų įgyvendinimą.

ES struktūrinių pinigų panaudojimo siūlomos galimybės, sparti informacinių technologijų plėtra bei kiti šalyje vykstantys transformacijos procesai kelia naujus iššūkius savivaldos institucijų veiklai, sąlygoja poreikį didinti savivaldos veiklos efektyvumą. Tuo tarpu efektyvi savivaldos institucijų veikla negalima neoptimizavus strateginio planavimo procesų savivaldybėse.

UAB „Ekonominės konsultacijos ir tyrimai“ planavimo, personalo ir veiklos valdymo sistemos optimizavimo Utenos rajono savivaldybėje projekto įgyvendinimo metu siekė gerinti savivaldybės į rezultatus orientuotą valdymą, optimizuoti strateginio planavimo sistemą, supaprastinti valdymo ir kontrolės procesus, pagerinti jų skaidrumą naudojantis informacinių technologijų teikiamomis galimybėmis.

Į rezultatus orientuotas viešųjų institucijų veiklos planavimas Vakarų Europos šalyse pradėtas taikyti 70 – 80 – aisiais, kuomet savivaldybės susidūrė su naujais veiklos iššūkiais bei problemomis. Griežtu planavimu bei orientacija į rezultatus pagrįsta valdymo sistema įrodė esanti efektyvi, siekiant įgyvendinti įvairių sričių reformas ir spręsti sudėtingas problemas. Strateginio planavimo proceso metu institucija nuolat analizuoja aplinkos veiksnių įtaką institucijos veiklai, svarsto, kaip efektyviausiai panaudoti turimus finansinius, materialinius ir darbo išteklius užsibrėžtiems tikslams bei rezultatams pasiekti.

Sekantis etapas, kurį perėjo Vakarų Europos šalių savivaldos institucijos, tai į rezultatus orientuotos strateginio planavimo sistemos kompiuterizavimas, įgalinantis ne tik padidinti strateginio planavimo proceso operatyvumą, tačiau taip pat užtikrinantis parengtų strateginių planų efektyvumą bei galimybę norimu reguliarumu pamatuoti ir palyginti pasiektus rezultatus.

UAB „Ekonominės konsultacijos ir tyrimai“ projekto ekspertai 2006 m. lankėsi Suomijos savivaldos institucijose, kad praktiškai susipažintų su naudojamais įrankiais, jų privalumais, darbo specifika, kurios savo veikloje naudoja automatizuotas veiklos planavimo ir valdymo sistemas.

Tuo tarpu Finansų ministerija 2005 metais pradėjo viešojo sektoriaus buhalterinės apskaitos ir finansinės atskaitomybės sistemos reformą (toliau – apskaitos reforma). Apskaitos reformos tikslas – viešajame sektoriuje pereiti prie buhalterinės apskaitos tvarkymo taikant kaupimo principą. Nuo 2010 m. sausio 1 d. įsigaliojo viešojo VSAFAS, reglamentuojantys kaupimo principo taikymą apskaitoje viešajame sektoriuje.

Viešojo sektoriaus buhalterinės apskaitos ir finansinės atskaitomybės sistemos reformos koncepcija parengta siekiant reformuoti viešojo sektoriaus buhalterinės apskaitos ir finansinės atskaitomybės sistemą, kad būtų gaunama patikima ir objektyvi informacija ekonominiams sprendimams priimti. Ji padės užtikrinti efektyvesnį ir skaidresnį valstybės išteklių valdymą ir naudojimą visais išteklių valdymo lygiais. Reformos tikslas – sudaryti teisines, administracines, finansines sąlygas visame viešajame sektoriuje pereiti prie apskaitos kaupimo principu. Kaupimo principo taikymas pagerins valstybės išteklių valdymą ir naudojimą, teiks išsamesnę ir objektyvesnę informaciją jos vartotojams, o tai užtikrins priimamų ekonominių sprendimų pagrįstumą bei kokybę ir sudarys pagrindą efektyvesniam finansų kontrolės įgyvendinimui visais valdymo lygiais.

Daugelis Europos Sąjungos valstybių jau reformavo arba reformuoja viešojo sektoriaus buhalterinės apskaitos ir finansinės atskaitomybės sistemas, viešajame sektoriuje pereidamos nuo apskaitos pinigų principu prie apskaitos kaupimo principu. Apskaita kaupimo principu yra pranašesnė už apskaitą pinigų principu, nes teikia išsamesnę informaciją naudotojams.

Finansinei atskaitomybei, parengtai kaupimo principu, būdingi tokie pranašumai:

• parodo tikrą ir teisingą esamą finansinę padėtį, veiklos rezultatus ir pinigų srautus per tam tikrą laikotarpį. Išsamus turto ir įsipareigojimų pateikimas leidžia įvertinti, kiek ateityje reikės skirti lėšų turto naudingosioms savybėms palaikyti bei įsipareigojimams vykdyti
• parodo, iš kokių šaltinių – nuosavų išteklių ar skolintų lėšų finansuojama valstybės veikla
• teikia išsamią ir objektyvią informaciją, kas leidžia asignavimų valdytojus ir biudžetines įstaigas vertinti ne pagal tai, kaip jie sugeba kontroliuoti išlaidas, bet kaip efektyviai sugeba dirbti ir ar rezultatai pasiekiami pačiu ekonomiškiausiu būdu
• sudaro sąlygas efektyvesniam planavimui, kuris leidžia nustatyti, kiek ateityje būtų realių įsipareigojimų, pareikalausiančių papildomų finansinių išteklių, arba, kiek esamų finansinių išteklių reikės perskirstyti
• leidžia įvertinti apyvartinio kapitalo valdymo efektyvumą

Naujai sukurta ir įdiegta Planavimo, personalo ir veiklos valdymo sistema prisidėjo prie savivaldybės strateginio planavimo procesų modernizavimo, buvo įdiegta specializuota programinė įranga, kuri automatizavo didžiąją dalį planavimo procesų. Projektas akcentuotas į savivaldybės planavimo rezultatus, reguliarų planavimo dokumentų įgyvendinimo stebėseną ir vertinimą, bei priežiūros ir sprendimų kontrolės procesų skaidrumo didinimą. Siekiant didinti savivaldybės strateginių planų įgyvendinimo stebėsenos ir vertinimo efektyvumą, savivaldybėje buvo įdiegta subalansuotų veiklos matavimo ir vertinimo rodiklių sistema.

Automatizuotas veiklos planavimo ir valdymo sistemos įdiegimas Savivaldybėje padidino strateginio planavimo efektyvumą:

• sumažintos techninio darbo sąnaudos bei žmogiškojo faktoriaus klaidų tikimybė
• sukurta vieninga duomenų ir informacijos sistema, kuria gali naudotis visi savivaldybės padaliniai. Duomenys nebedubliuojami, lengva rasti reikalingą informaciją
• supaprastinti planavimo sprendimų priėmimo ir kontrolės mechanizmai nustatant veiklos rodiklių tarpusavio ryšius ir struktūrinių padalinių sąryšius
• galimybė nuolat sekti aktualią informaciją apie strateginio plano įgyvendinimo eigą
• vykdant strateginio veiklos plano koregavimą automatiškai atnaujinama struktūra finansų sistemoje
• savivaldybės valdymas į rezultatus orientuotas siejantis į vieningą sistemą ilgalaikio ir trumpalaikio planavimo procesus bei objektyviais vertinimo kriterijais pagristą strateginių planų priežiūros sistemą
• nustatyti ir suderinti pagrindiniai Savivaldybės ilgalaikio, trumpalaikio ir finansinio planavimo ir veiklos vertinimo rodikliai, jų matavimo periodiškumas bei atsakingi asmenys/padaliniai;
• išnaudotos informacinių technologijų teikiamos galimybės modernizuojant Savivaldybės planavimo ir veiklos valdymo sistemas ir padidinant valdymo ir sprendimų kontrolės skaidrumą

Vykdomų procesų perkėlimas į elektroninę erdvę leido padidinti savivaldybės darbuotojų darbo našumą, sumažinti procesų trukmę ir veiklos sąnaudas, nubrėžti aiškią atskaitomybės sistemą.

Įgyvendinus projektą padidėjo darbuotojų ir valstybės tarnautojų pasitenkinimas sistemos naudojimosi galimybėmis. Naujų sistemų diegimas optimizavo esamus veiklos valdymo procesus, pagerino informacijos sklaidą, lengvesnį duomenų valdymą ir priėjimą, kadangi visi moduliai buvo integruoti į vieną sistemą ir informacija kaupiama vienoje vietoje. Projekto įgyvendinimo metu darbuotojai ir valstybės tarnautojai įgavo žinių apie efektyvų, į rezultatus orientuotą savivaldybės veiklos valdymą, padidino savo kasdieninio darbo produktyvumą.

Įdiegtą programinę įrangą savivaldybė gali (be papildomų investicijų į ilgalaikį nematerialųjį turtą) panaudoti ir kitiems veiklos valdymo tobulinimo instrumentams diegtis (rizikų valdymo sistemos, kokybės vadybos sistemos, procesu valdymo sistemos ir pan.).

Projekto darbai vyko metus laiko ir šiai dienai Savivaldybė jaučia apčiuopiamus naujai veikiamos sistemos rezultatus – sistemos yra naudojamos, tarpusavyje apsikeičia duomenimis – planuotojai žino ką gali finansai, finansai – ką planuoja programų koordinatoriai. Savivaldybės darbuotojai veikia kaip didelė darni ir efektyvi komanda racionaliau planuodami ir panaudodami lėšas, siekdami bendrų Savivaldybės tikslų, reikiamu momentu atlikdami vykdomos veiklos analizę taip galėdami laiku reaguoti į vidaus ir išorės pokyčius.

Projekto eigoje UAB „Ekonominės konsultacijos ir tyrimai“ ekspertai didelį dėmesį skyrė esamų Savivaldybės darbuotojų vidaus bendravimo ir taisyklių ir tvarkų analizei. Tik identifikavus veiksmingus ir efektyvius Savivaldybės naudojamus darbo metodus galima kurti jų poreikius atitinkančias Planavimo, personalo ir veiklos valdymo sistemas. Šis susitarimas įmanomas tik užtikrinus visų projekte dalyvaujančių pusių – Strateginio planavimo, Finansų ir Personalo valdymo – susikalbėjimą, susitarimą ir suderinamumą. Visa tai buvo įmanoma padaryti tik aiškiai suvokiant Savivaldybės efektyvaus valdymo visumą ir realizuojant atitinkamus sprendimus dirbant komandoje.

Planavimo, personalo ir veiklos valdymo sistemų kūrimas įtraukė Savivaldybės darbuotojus į bendrų tikslų siekimą, perdavė jiems organizacijos viziją, strategiją, finansinius bei veiklos tikslus. Sudarė galimybę visiems bendrai planuoti, kurti, dalintis naudinga informacija, siekti organizacijos tikslų bendradarbiaujant ir aktyviai dalyvaujant organizacijos veikloje, tokiu būdu kiekvienas Savivaldybės darbuotojas yra ne tik skatinamas siekti užsibrėžtų organizacijos tikslų, bet kartu ir įpareigotas, kad tie tikslai būtų įgyvendinti. Naujai įdiegtos planavimo ir veiklos valdymo sistemos veikimas pagrįstas tuo, kaip bendruosius Savivaldybės tikslus paversti konkrečiais jos struktūrinių vienetų ir individualių narių tikslais. Dėl to kiekvienas Savivaldybės darbuotojas žino, kokį konkretų indėlį jis privalo įnešti į savo padalinio veiklos rezultatus. Planavimo, personalo ir veiklos valdymo sistemos sudarė galimybes perduoti savivaldybės strategiją, nustatyti svarbiausius veiklos rezultatų veiksnius bei kiekvieno Savivaldybės darbuotojo asmeninę atsakomybę visuose organizacijos lygmenyse. Tokiu būdu strategija yra pastebima kasdienėje veikloje.

Daugiau informacijos: 

Gintarė Ševčenko, EKT vyr. konsultantė

GSM: +37065542491

El. paštas: gintare@ekt.lt