SPRENDIMAS

Organizacijoje sukuriama veiklos tikslų nustatymo, jų pasiekimo laipsnio pamatavimo kriterijų sudarymo ir rezultatų vertinimo sistema, užtikrinanti visos organizacijos mobilizavimą strateginių tikslų kryptimi. Ši sistema sukuriama QPR Metrics programoje, kurioje ne tik supaprastinamas sistemos realizavimas, bet ir suteikiamos galimybės analizuoti sistemą pasirinktais analizės pjūviais.

 

PRIELAIDOS QPR METRICS DIEGIMUI IR LAUKIAMI REZULTATAI:

• Tikslų ir rodiklių šeimininkų nustatymas – nustatyta griežta ir vienareikšmiška atsakomybės struktūra, kuri atvaizduojama QPR Metrics programoje, galimybė filtruoti duomenis pagal atsakingą darbuotoją, siųsti automatinius pranešimus apie rodiklių įgyvendinimą;

• Hierarchinė elementų struktūra – lengvesnis išteklių ir tikslų susiejimas, kuriant hierarchinę elementų struktūrą QPR Metrics programoje vartotojo pasirinktu grafiniu atvaizdavimu ar net keletą duomenų atvaizdavimo rodymų vienu metu;

 

• Veiklos valdymo elementų grupavimas pagal perspektyvas ir tikslus– spalvinė informavimo sistema QPR Metrics programoje leidžia greitai įvertinti padėtį ir gilintis į sritis reikalaujančias dėmesio. Naudojant QPR Metrics analizės ir navigatoriaus rodymus, kuriuos susikuria patys vartotojai pagal poreikį, galima analizuoti duomenų kitimo tendencijas pasirinktu periodu.

• Duomenų konsolidavimas iki žemiausio lygmens – veiklos rodiklių duomenys yra skaičiuojami nuo aukščiausio iki žemiausio lygmens, žemiausiame lygmenyje rodiklių duomenys vedami ranka arba integruojami iš kitų duomenų bazių, aukštesniuose lygmenyse duomenys gali būti apskaičiuojami automatiškai pagal nustatytas formules ir matavimo periodus.

• Strategijos žemėlapių braižymas, nurodant priežasties – pasekmės ryšius – galimybė sukurti pasirinkto formato strategijos žemėlapius, nurodant elementų priežasties – pasekmės ryšius, koreliaciją.

• Subalansuotų veiklos rodiklių identifikavimas ir aprašymas – detaliai aprašomi subalansuoti veiklos rodikliai: pavadinimas, identifikavimo kodas, aprašymas, matavimo vienetas, rodiklio tipas, matavimo serija ir periodas, rodiklio žymėjimo ikona. Taip pat galimybė pagal poreikį pasirinkti grafinį rodiklių atvaizdavimą ar net keletą rodymų tam pačiam rodikliui.

• Spalvinė subalansuotų veiklos rodiklių įgyvendinimo sistema – veiklos rodiklių įgyvendinimas pateikiamas spalvine informacija: žalia spalva – gerai vykdomas rodiklis, geltona – vidutiniškai, raudona – blogai. QPR Metrics pagal nustatytas formules automatiškai nurodo rodiklio įgyvendinimo spalvą, gali būti pasirenkamas spalvos rodymas ant rodiklį žyminčio elemento.

 

 

• Įvairūs duomenų ataskaitos formatai – subalansuoti veiklos rodikliai/rezultatai yra rodomi ne tik elementų hierarchijos ir navigatoriaus rodymuose, bet yra galimybė sukurti duomenų ataskaitos formatą pagal poreikį ar net keletą ataskaitos formatų tiems patiems duomenims. Ataskaitos kitiems vartotojams gali būti publikuojamos vidiniame portale – QPR Portal, taip pat iš šio portalo ataskaitos gali  būti perkeliamos į pasirinktą Microsoft Office programą.

• Įvairūs duomenų grafikų formatai – veiklos rodiklių duomenys atvaizduojami pasirinkto formato grafikuose: stulpelinė, skritulinė diagrama, spidometras, 3D rodymas, taškinė (XY), linijinė diagrama, radaras, matrica ir kt. Vienam rodikliui galima sukurti keletą grafikų.

• Rizikos valdymas – QPR Metrics programoje yra galimybė ne tik vertinti subalansuotus veiklos rodiklius, bet ir sukurti rizikų valdymo sistemą, tokiu būdų viename modelyje yra galimybė stebėti veiklos rodiklių įgyvendinimą ir valdyti rizikas.

• Duomenų įvedimas, analizė ir veiklos valdymo rodiklių įgyvendinimo komentavimas – sukūrus BSC modelį QPR Metrics programoje yra galimybė šį modelį publikuoti vidiniame portale – QPR Portal. Šiame portale organizacijos darbuotojai gali ne tik stebėti subalansuotų veiklos rodiklių įgyvendinimą, bet ir įvesti reikiamus duomenis, susikurti analizės struktūrą pagal poreikį ar rašyti komentarus, kurti veiksmų planus bei diskutuoti su kitais organizacijos darbuotojais.

• Vertinimo balais metodika – QPR Metrics programoje yra galimybė veiklos rodiklių įgyvendinimą vertinti balais pagal nustatytas formules. Veiklos rodiklių įgyvendinimas vertinamas dešimtbalėje sistemoje. Vartotojas gali nustatyti vertinimo balų ribas.

• Dokumentų sąsajos su veiklos valdymo elementais – esant poreikiui yra galimybė ne tik įvesti veiklos vertinimo rodiklius, bet ir su jais susijusius vidinius ar išorinius dokumentus, pridedant juos prie pasirinktų elementų. Pridėtus dokumentus galima peržiūrėti QPR Metrics programoje, paspaudus ant dokumentą žyminčios ikonos.

• Automatiniai pranešimai atsakingiems darbuotojams apie potencialias grėsmes – nustačius automatinius pranešimus QPR Metrics programoje, gaunama reguliari periodinė informacija apie veiklą visose srityse, galimi elektroniniai informaciniai bukletai, kuriuose pateikiama informacija apie organizacijos veiklų vykdymą, ši informacija atsiunčiama į vartotojo el. paštą ir taip pat rodoma programoje.

• Vienu metu matomi visų sričių ir lygių rezultatai – vienu žvilgsniu matoma visa BSC elementų struktūra, visos organizacijos veiklos ir jų vykdymas, kuris pateikiamas spalvine informacija, net nepradėjus analizuoti duomenų, matoma, kurios iš veiklų yra vykdomos gerai, vidutiniškai ar blogai.

• Vaizdus, darbuotojams prieinamas tikslų struktūros modelis – organizacijos tikslai yra atvaizduojami QPR Metrics sukurtame modelyje, kuris prieinamas visiems vartotojams. Galimas modelio publikavimas vidiniame portale – QPR Portal, kuriame vartotojai gali ne tik peržiūrėti organizacijos tikslų struktūrą, bet ir matyti savo atsakomybes, vesti duomenis ar teikti pasiūlymus, pastabas.

• Sudaromos prielaidos kiekvieno darbuotojo veiklą susieti su strateginių tikslų įgyvendinimu ir visa tai stebėti QPR Metrics programoje pasirinktais analizės rodymais.

DIEGIMO ETAPAI:

• QPR METRICS VARTOTOJŲ LICENCIJŲ PLANO SUDARYMAS:

Atsižvelgiant į organizacijos dydį ir reikiamą vartotojų kiekį yra sudaromas tinkamiausias QPR Metrics vartotojų licencijų paketas ir paskirstomos licencijos vartotojams, suteikiami prisijungimo vardai.

 

• TIKSLŲ STRUKTŪROS SUDARYMAS:

EKT konsultuojant bendrovės vadovybė nustato organizacijos ilgalaikes strategines kryptis. Nustatomos pagrindinės veiklos perspektyvos, kuriomis vadovaujantis kiekvienoje kryptyje sugrupuojami tikslai, sudaromi strateginiai žemėlapiai – apibrėžiama tikslų tarpusavio priklausomybė, nustatomi tikslų šeimininkai.

• ESMINIŲ VEIKLOS REZULTATŲ RODIKLIŲ SĄRAŠŲ SUDARYMAS, MATUOTINŲ RODIKLIŲ ir TAIKINIŲ PROJEKTO PARENGIMAS:

Su tikslų/procesų šeimininkais yra identifikuojami pagrindiniai veiklos rodikliai, jų apskaičiavimo metodikos ir duomenų gavimo būdai. Konsultantai išanalizuoja sudarytus rodiklius ir pateikia pasiūlymus dėl išvestinių rodiklių ir jų skaičiavimo organizacijos mastu. Taip sukuriamas tikslų įgyvendinimo rodiklių stebėsenos modelis.

Nustatomas ataskaitų teikimo dažnumas, nustatomos planavimo ir siekiamų rodiklių reikšmių apibrėžimo procedūros.

Nustatomi, patikslinami ir suderinami ir patvirtinami taikiniai – siekiamos rodiklių reikšmės kiekvieno veiklos valdymo periodo pabaigai.

• ATSAKINGŲ DARBUOTOJŲ NUSTATYMAS:

Sukurtame BSC modelyje yra nustatomos organizacijos darbuotojų atsakomybės prie kiekvieno BSC elemento ir vartotojo teisės sukurtame BSC modelyje.

• RODIKLIŲ ARCHITEKTŪROS, ATASKAITŲ STRUKTŪROS ATSKIRIEMS SISTEMOS VARTOTOJAMS NUSTATYMAS, SISTEMOS VEIKIMO TVARKOS PARENGIMAS:

Nustatomi organizacijos  vadovai ir specialistai – veiklos stebėjimo sistemos vartotojai. Jiems parengiamos specifinius poreikius atitinkančios ataskaitų struktūros. Identifikuojami atsakingi asmenys už sistemos palaikymą ir rodiklių reikšmių surinkimą.

• QPR METRICS VARTOTOJŲ APMOKYMAS:

Įdiegus QPR Metrics programą, organizacijos darbuotojai, kurie yra atsakingi už BSC modelio priežiūrą, yra apmokomi dirbti su naujai įdiegta programa.

 

• BSC SISTEMOS DIEGIMAS IR ĮGYVENDINIMAS:

Rodiklių sistema konstruojama programinėje įrangoje, sudaromos duomenų įvedimo, ataskaitų formos, sistema pristatoma skirtingus vaidmenis atliekantiems vartotojams.

Sudaromas stebėsenos sistemos generuojamų ataskaitų analizės, įvertinimo ir sprendimų priėmimo modelis, leidžiantis organizacijai laiku priimti bei įgyvendinti poveikio, pokyčių sprendimus.

REZULTATAI:

Pateikiami rezultatai projekto pabaigoje:

• Veikianti, subalansuotų veiklos rodiklių valdymo sistema QPR Metrics programoje.
• Subalansuotų veiklos rodiklių, darbuotojų atsakomybių stebėjimas skirtingais analizės pjūviais;
• Galimybė kurti individualius duomenų analizės ir navigatorius rodymus, elektroninius bukletus, įspėjamuosius pranešimus bei atlikti komunikavimo veiksmus vidiniame portale – QPR Portal.
• Apmokyti darbuotojai naudotis QPR Metrics programine įranga.

KLIENTŲ ATSILIEPIMAI:

„EKT ekspertų darbas buvo malonus atradimas.  Šiais laikais „eksperto“ sąvoka tampa pernelyg plačiai naudojama, tačiau EKT projekto žmonės iš tiesų drąsiai gali tokiais vadintis. Mane jie sužavėjo  savo mąstymo laisve, idėjų laisvumu ir  atvirumu. Tokios savybės gali būti nepalankios organizacijai, kuri nenori keistis, tačiau tai, kuri siekia pokyčių, šios savybės, kartu su kokybės vadybos sistemos diegimo žiniomis neabejotinai tampa sėkmės prielaidomis.“

„Mūsų įstaigoje diegiant kokybės vadybos sistemą bendradarbiavimas su EKT komanda neprailgo, jis buvo produktyvus, sklandus ir naudingas. Gavome išties vertingos patirties ir žinių.  Maloniai nustebino atsakingi ir visada pasirengę padėti konsultantai, taip pat jų kompetencija ir meilė darbui…“