Kovo mėnesį sėkmingai baigtas, daugiau nei metus įgyvendintas projektas “Veiklos valdymo sistemos (VVS) diegimas ir procesų optimizavimas Palangos miesto savivaldybės administracijoje”. Projektu siekta tobulinti vidaus administravimą ir veiklos valdymą, gerinti į rezultatus orientuotą savivaldybės darbą ir supaprastinti valdymo procesus.

Palangoje įdiegta savivaldybės poreikius atitinkanti veiklos planavimo, valdymo ir vertinimo programinė įranga. Naujai įdiegtu IT įrankiu apmokyti naudotis 58 Palangos savivaldybės darbuotojai.

Įstaigoje sujungtos naudotos finansų apskaitos sistemos su veiklos planavimui ir valdymui skirtu įrankiu QPR. Tai leidžia greičiau surinkti informaciją apie plano rodiklių pasiekimo bei lėšų įsisavinimo lygį. Kompiuterizuota veiklos valdymo sistema sudaro sąlygas stebėti ir vertinti veiklos pasiekimus dažniau nei tai buvo galima daryti anksčiau. „Tai užtikrina galimybes efektyviai stebėti tam tikrų veiklų įgyvendinimo procesą ir greičiau priimti sprendimus jei iškyla problemų ar nukrypstama nuo kurso“, – teigė UAB “Ekonominės konsultacijos ir tyrimai” partneris bei vadybos konsultantas Darius Dulskis.

Savivaldybės administracijos vadovų bei darbuotojų veiklos rezultatai jau dabar matomi ir prieinami kitiems organizacijos darbuotojams, ne tik vienam skyriui, kuris yra atsakingas už veiklos planų rengimą ir stebėseną. Sukurtame vidiniame savivaldybės komunikavimo portale, kiekvienas darbuotojas turi vieningą, susistemintą ir lengvai pasiekiamą informaciją apie visų strateginio plano elementų įgyvendinimą bei lėšų įsisavinimą. Skaidrumas organizacijos viduje turėtų dar labiau supaprastinti savivaldybės darbą. Tai leidžia aiškiau matyti savo veiklos indėlį organizacijoje bei kokią įtaką jis gali daryti bendriems organizacijos veiklos rezultatams.

Aiški savivaldybės administracijos vadovų ir darbuotojų atsakomybė už vykdomą veiklą – dar vienas rodiklis, kuris paryškins įdiegtos valdymo sistemos naudą. „Veiklos planavimas ir stebėsena bus vykdomi dažniau, tai leis operatyviau reaguoti į pokyčius. Be to, vykdomos veiklos rodiklių matavimas, vertinimas leis matyti ne tik konkretaus plano elemento įgyvendinimo lygį, bet ir matyti priežasties – pasekmės ryšius, t.y. kaip vienas padarytas/nepadarytas darbas įtakoja kitų darbų rezultatus“, – komentavo EKT vyr. konsultantė Vaiva Bražionytė.

Jei kalbėti apie konkrečią šios sistemos įdiegimo naudą, D. Dulskis pabrėžia – gyventojai apčiuopiamų rezultatų turėtų tikėtis ne iš karto. Ne paslaptis, savivaldybės valdymo aparatas per daug inertiškas, kad akimirksniu pasikeistų darbuotojų mąstymas ir požiūris. “Dirba tie patys žmonės, turi vykti tie patys darbai ir veiklos valdymo sistema yra tik įrankis darbo efektyvumui pagerinti. O ar tas kokybės šuolis bus ženklus, priklauso nuo sistemos naudotojų”, – komentavo EKT ekspertas D. Dulskis.

Pirmais – antrais sistemos naudojimosi metais daugiausiai naudos iš veiklos valdymo sistemos turėtų gauti savivaldybės administracijos vadovai ir atskirų skyrių vadovai bei darbuotojai. “Sistema leidžia geriau suvokti savivaldybės tikslus ir efektyviau kontroliuoti veiklą. Patys darbuotojai geriau suvokia kaip jų veikla ir konkretūs atliekami veiksmai prisideda įgyvendinant savivaldybės strateginius tikslus. Sistema taip pat leidžia stebėti kaip savivaldybei sekasi realizuoti įvairius planus, projektus ar iniciatyvas“, – valdymo sistemą apibūdino D. Dulskis.

Jei savivaldybės administracijos darbuotojai ir vadovai įsitrauks ir naudosis sistema kasdienėje savo veikloje, labai tikėtina kad veiklos efektyvumas ženkliai pagerės. Tą turėtų pajusti ir gyventojai – jų aptarnavimo ir paslaugų teikimo kokybė turėtų pagerėti.

Jis pabrėžė – sistema pati savaime nėra vaistas nuo visų ligų. Ji įgalina efektyviau valdyti veiklą, tačiau tame valdyme turi aktyviai dalyvauti savivaldybės administracijos vadovai, skyrių vadovai bei specialistai, atsakingi už tam tikrų veiksmų įgyvendinimą. „Sistemos įdiegimas ir aktyvus naudojimasis sudaro prielaidas padidinti veiklos efektyvumą ir tuo pačiu pagerinti gyventojų aptarnavimą, pasitenkinimą teikiamomis paslaugomis, greičiau bei efektyviau spręsti įvairias problemas, reaguoti į gyventojų užklausimus ar nusiskundimus“, – aiškino D. Dulskis.

Apie EKT:

• Privati lietuviško kapitalo verslo konsultacijų įmonė, teikianti vadybos ir marketingo konsultavimo bei personalo mokymo paslaugasverslo įmonėms ir viešojo sektoriaus organizacijoms
• Veikia Lietuvoje nuo 1995 m., dirba 41 darbuotojas, iš jų 4 sertifikuoti vadybos konsultantai (CMC, Certified Management Consultant)
• Pardavimo pajamos: 2011 m. – 14,009 mln. Lt, 2010 m. – 9,814 mln. Lt, 2009 m. – 3,548 mln. Lt
• Dienraščio „Verslo žinios“ surengtuose „Gazelė 2010“ ir „Gazelė 2011“ konkursuose pagal atitinkamai 2006 – 2009 m. ir 2007 – 2010 m. finansinius duomenis pripažinta kaip viena iš sėkmingiausiai dirbančių ir sparčiausiai besivystančių bendrovių Lietuvoje
• 2011 m. Nacionalinis atsakingo verslo apdovanojimas už įmonės atvirumą darbuotojams ir jų įtraukimą į strateginių sprendimų priėmimą „Metų darbovietė: metų debiutas“

Daugiau informacijos:

Vaiva Bražionytė EKT vyr. konsultantė
Tel. (8-5) 2526225
Mob.tel +370 68538554
e.p. vaiva###ekt.lt

Darius Dulskis EKT partneris, vadybos konsultantas
Tel. (8-5) 2526225
Mob.tel +370 69926949
e.p. darius###ekt.lt