Kiekvieną kartą Lietuvoje įvykus didesnei ar mažesnei politinei krizei, viešojo administravimo įstaigas ištinka paralyžius, o darbo našumas jose krinta kartais net iki nulio. Politinio pasitikėjimo komandos tarsi sustingsta ir sprendžia klausimą, kas užims kokias pozicijas ir kaip viskas gali išsidėstyti. Tuo tarpu, karjeros specialistai vadovaujasi dažnai pasiteisinančia taisykle: gal rytoj viso to ir nereikės, tai kam dabar eikvoti energiją. Nors mokesčių mokėtojai ir politinės audros metu jiems moka algą, bet paslaugos kuriamos žymiai lėčiau arba jų kūrimas visai sustoja.

Daugiametę patirtį turintys viešojo administravimo specialistai teigia, kad politinių audrų metu įprastas viešojo administravimo produktyvumas sumažėja 15-30% lyginant su normalia situacija. Įvertinus kitas pastovias ministerijų išlaidas: patalpų šildymą, kompiuterių eksploataciją, apsaugą ir taip toliau, tai šie mokesčių mokėtojų nuostoliai išauga dar kelis ar net keliasdešimt kartų.

Mes, mokesčių mokėtojai, esame suinteresuoti, kad tos darbo našumo „duobės“ viešajame sektoriuje būtų kuo mažesnės. Receptas paprastas – visi viešųjų paslaugų teikėjai turi kuo aiškiau žinoti, ką reikia daryti. Šiuo metu atsakymai į klausimą ką viena ar kita pareigybė, skyrius turi daryti dažniausiai ieškomi pareigybinėse instrukcijose ir kituose veiklą reglamentuojančiuose normatyviniuose dokumentuose. Bet ką konkrečiai reikia daryti šiandien, šį mėnesį ar šiais metais, reglamentuose neįrašysi. Tai dokumentai, nurodantys dažniausiai funkcijas, kurias reikia atlikti.

Konkretumo pasieksime į administracinę veiklą įdiegdami įvairaus lygio strateginius planus. Juose turi būti aiškus išdėstymas: ką, per kokį laikotarpį konkreti viešojo sektoriaus organizacija turi nuveikti. Tai atrodo labai paprastas ir plačiai naudojamas sprendimas, bet jo įgyvendinimas dažnai nepateisina mūsų vilčių. Daugeliu atvejų planuose numatyti įsipareigojimai yra fiksuoti tradiciniuose popieriniuose dokumentuose. Tačiau sklandžiai sekti kaip įgyvendinami šie planai popieriuje, tai yra valdyti šį procesą a sunku, nes tai reikalauja daug administracinių išteklių. Planus perkėlusį lengvai prieinamus visiems administravimo procese dalyvaujantiems specialistams IT įrankius, atsirastų galimybė operatyviai sekti, ką, kada ir kas turi padaryti, sunaudojant žymiai mažiau išteklių ir gaunat aiškų vaizdą, kai įgyvendinami priimti įpareigojimai. Tačiau net ir labai racionali planavimo sistema, nepašalina funkcinės darbo kultūros problemos, neužtikrina sklandaus visų proceso dalyvių bendradarbiavimo.

Funkcinį mąstymą ir tuo pagrįstą darbo organizavimą reikėtų keisti procesiniu. Dabar įprasta elgtis: „aš atlikau savo funkciją, kuri nurodyta mano pareigybinėse instrukcijose ar kituose reglamentuojančiuose dokumentuose ir aš visiškai nekaltas, kad visas procesas nedavė rezultatų“. Jei atlieki savo funkciją, tavo veikla vertinama gerai arba bent pateisinama. Tai gali privesti iki absurdo, kai pakankamai svarbus administracijos šulas teigia, neva jo pareigybinėje instrukcijoje nėra įrašyta, kad jis turi tobulinti viešojo administravimo procesą. Esą o jo uždavinys užtikrinti sklandų reglamentu numatytų funkcijų įgyvendinimą, tai yra administravimo veiklos tobulinimas yra kažko esančio išorėje uždavinys.

Standartizuoti kokybės vadybos metodai leidžia matuoti proceso greitį, palyginti atskirus procesus tarpusavyje ir šiuos rezultatus išviešinti. Vien viešumas užtikrins, kad dalis procesų vykdytojų ims veikti greičiau ir efektyviau, nes tuos specialistus, padalinius, kurie dirba lėčiausiai, esant skaidrumui, elementarioji savisauga verčia padidinti greitį. O veikiantys efektyviai, nors ir mato, kad kažkas dirba lėčiau, savo greičio nesumažina.

Procesas nuo pradžios iki galo turi būti skaidrus. Be šalies gynybos ar žvalgybos ir reikalų, viešajame sektoriuje nėra paslapčių. Nors administravimo specialistai dažnai stengiasi įslaptinti tai vieną, tai kitą procesą. Pavyzdžiui, kol rengiamo dokumento projektas nesuderintas – tai tarsi slaptas dalykas. Ar jis ištiesslaptas, jei mokesčių mokėtojai už to dokumento ruošimą sumoka? Turi būti sudarytos sąlygos matyti viešo administravimo procesą nuo pirmo iki paskutinio žingsnio. Skaidrinimo mechanizmai parodytų, kur procesai sulėtėja ar sustoja. Ir jeigu tai aiškia sutaptų su politinėmis audromis, galėtume konkrečiai politikams pasakyti, kiek kainavo jų vienos ar kitos ambicijos tenkinimas. Tikėtina, kad šiuolaikinėmis administracinio darbo tobulinimo priemonėmis pavyktų sumažinti politinio nestabilumo sukeltą darbo produktyvumo sumažėjimą per pusę, tai gautas efektas būtų žymiai didesnis nei tam reikiamos investicijos, ypač atsimenant, kad jos nemaža dalimi dengiamos iš ES paramos pinigų.

Daugiau informacijos:

Gintas Umbrasas
EKT direktorius, partneris
Tel.: +37052526225
GSM: +37065078115
El. paštas: gintas@ekt.lt

Apie Gintą Umbrasą, EKT direktorių, partnerį daugiau informacijos galite rasti čia.